Règlements généraux

Voici le lien accédant à la version imprimable des règlements généraux de Patinage Sherbrooke :

Règlements CPA 2015-v9 2018-11-20 format pdf

CLUB DE PATINAGE ARTISTIQUE DE SHERBROOKE

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

DÉFINITIONS

Dans les présents règlements généraux, le mot «Club» désigne Club de patinage artistique de Sherbrooke.

Dans les règlements généraux du Club, à moins que le contexte ne s’y oppose, le genre masculin comprend les deux sexes; le nombre singulier s’étend à plusieurs personnes ou à plusieurs choses de mêmes espèces et les termes suivants signifient:

Administrateur: Membre du conseil d’administration du Club;

Assemblée générale: Toute assemblée, annuelle ou extraordinaire, à laquelle sont convoqués les membres du Club et du conseil d’administration;

Délégué: Adhérent ou membre de Patinage Canada qui est choisi par le conseil d’administration du Club pour voter au nom du Club sur les décisions à prendre lors des réunions et des assemblées de l’association régionale, de Patinage Québec ou de Patinage Canada;

Règlements généraux: Les décisions des administrateurs et des membres du club qui seront prises en accord avec les dispositions de la loi et les règlements de Patinage Québec et de Patinage Canada.

Cotisation: Toute somme demandée à un membre pour être considéré en règle, notamment mais sans limitation, la cotisation payable à Patinage Canada, une cotisation annuelle, le tarif demandé pour une demi-saison, les droits payable en vertu d’un des programmes du Club (sport-études, patinage synchronisé ou autres).

Division patinage synchronisé: Programme autonome du Club, opéré par un comité distinct, offrant l’enseignement et le développement du patinage synchronisé. Le directeur du comité de patinage synchronisé siège au conseil d’administration.

1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Dénomination sociale: Le Club est connu sous le nom de : Club de Patinage Artistique de Sherbrooke (ci-après appelé le « Club »)

Siège social: Le siège social du Club est établi dans la ville de

Buts et objectifs: Les buts et objectifs du Club sont:

d’encourager l’apprentissage, l’enseignement et la pratique de tous les aspects du patinage pour les membres et de s’assurer du développement de ceux-ci, le tout conformément aux règlements, politiques et procédures de Patinage Canada;

de s’assurer que les affaires du Club seront administrées et gérées par des personnes admissibles, dûment enregistrées en tant que membres associés de Patinage Canada;

d’offrir et de mettre en application les programmes de patinage offerts par Patinage Canada et seulement ceux-ci, en conformité avec les exigences de Patinage Québec et de Patinage Canada.

Affiliations: Le Club est un organisme sans but lucratif membre de Patinage Canada et de Patinage Québec. De plus, le club fait partie de l’Association régionale de patinage artistique de l’Estrie. Le Club est géré et administré par un conseil d’administration dont les membres sont des bénévoles et a comme mission d’offrir les programmes de patinage de Patinage Canada.

Préséance des règlements et de la loi: Le Club doit respecter les règlements de Patinage Canada et de Patinage Québec qui lui sont applicables. En cas d’incompatibilité, les règlements officiels de Patinage Canada auront préséance sur tout autre règlement incompatible. Il est toutefois entendu que toute loi provinciale régissant le Club aura préséance sur tout règlement incompatible, y compris les règlements de Patinage Canada.

2 – LES MEMBRES

Admissibilité:Toute personne peut devenir membre du Club sans discrimination quant à son âge, son sexe, son origine ethnique ou tout autre motif d’exclusion prévu par la loi. Cependant, le Club se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion à toute personne qui, dans le passé, a été trouvée coupable de toute infraction au Code criminel et qui n’a pas obtenu un pardon, toute personne qui ne répond pas aux critères de Patinage Canada sur le harcèlement, ainsi que toute personne qui, dans le passé, a commis volontairement une infraction aux statuts, règlements administratifs, politiques écrites ou autre directive écrite du Club.

Règlements applicables: Le conseil d’administration peut adopter tout règlement en vue d’assurer la bonne marche des activités du Club. Chaque membre se doit de respecter les règlements du Club et le Code d’éthique, tels qu’adoptés, ainsi que ceux de Patinage Canada et de Patinage Québec.

Catégories de membres: Les diverses catégories de membres sont les suivantes :

Membres actifs: Cette catégorie de membres comprend les patineurs admissibles qui participent à un programme de patinage Canada, qui ont payé leur cotisation au Club et qui sont des adhérents de Patinage Canada. Les membres actifs comprennent deux catégories:

Actifs selon Patinage Canada : Les membres de cette catégorie, âgés de 18 ans et plus, ont chacun un droit de vote lors des assemblées, annuelles ou extraordinaires, du Club.

Membres spéciaux selon Patinage Canada : Cette catégorie de membres comprend les parents ou tuteurs des membres actifs du Club qui n’ont pas atteint l’âge légal de 18 ans. Le parent ou tuteur devient alors le porte-parole de son enfant et peut exercer le droit de vote du membre actif mineur. Chacun des parents peut représenter un ou plusieurs membres actifs mineurs d’une même famille, mais chacun n’a droit qu’à un seul vote lors des assemblées, annuelles ou extraordinaires, du Club.

Membres non-patineurs: Cette catégorie de membres comprend les membres qui ne sont pas patineurs (administrateurs et officiels) dont la cotisation a été payée et qui sont des adhérents de Patinage Canada. Cette catégorie de membres comprend le représentant des entraîneurs ou tout autre entraîneur siégeant au conseil d’administration du Club. Les membres de cette catégorie, âgés de 18 ans et plus, ont chacun un droit de vote lors des assemblées, annuelles ou extraordinaires, du Club.

Membres autre club: Cette catégorie de membres comprend les patineurs admissibles qui sont des adhérents de Patinage Canada dans un autre club d’appartenance et qui ont payé un tarif réduit à titre de cotisation au Club. Les membres de cette catégorie n’ont aucun droit de vote lors des assemblées, annuelles ou extraordinaires, du Club.

Membres honoraires: Cette catégorie de membres comprend les membres qui ont été nommés par le conseil d’administration à titre honoraire. Les membres honoraires sont exempts de toute cotisation. Les membres de cette catégorie n’ont aucun droit de vote lors des assemblées, annuelles ou extraordinaires, du Club et ne peuvent faire partie du conseil d’administration. Cependant, tout membre honoraire qui est admissible à une autre catégorie de membres bénéficie des privilèges associés à cette autre catégorie

Entraîneurs: Les entraîneurs de Patinage Canada qui travaillent sur les heures d’activité du club, conformément aux termes et conditions énoncés par le conseil d’administration, ne sont pas des membres du club. Ils peuvent le devenir s’ils sont aussi membres actifs, actifs non-patineurs ou spéciaux. À l’exception du représentant des entraîneurs du Club et des entraîneurs qui se qualifient également comme membres actifs, spéciaux ou actifs non-patineurs, les entraîneurs n’ont aucun droit de vote lors des assemblées, annuelles ou extraordinaires, du Club.

Inscription des membres et formalités:Chaque membre, pour être considéré en règle et avoir droit aux privilèges qui lui sont dévolus, doit s’acquitter du montant de la cotisation, et ce tel que déterminé par le conseil d’administration. Les membres qui n’auront pas réglé leur cotisation dans le délai imparti seront réputés ne plus faire partie du Club et perdront de fait tous les droits et privilèges des membres.

2.5 Versement des cotisations: À même la cotisation des membres, le Club versera toutes les cotisations requises par Patinage Canada, tel que déterminé de temps à autre par Patinage Canada.

Année d’adhésion:L’adhésion devient effective à partir de la première journée de la saison de Patinage Canada, soit le 1^er septembre de chaque année ou à partir de la date de paiement de la cotisation selon la plus tardive des deux dates, et prend fin le dernier jour de l’année d’adhésion de Patinage Canada qui est le 31 août.

Retrait d’un membre: Le retrait volontaire d’un membre du Club n’aura pas pour effet de libérer ce membre de toute cotisation en souffrance envers le Club, y compris celle de l’année d’adhésion en cours ni d’aucune autre somme due au Club.

Suspension ou expulsion d’un membre:Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation, qui enfreint les règlements applicables ou qui a une conduite jugée préjudiciable ou inacceptable.

Avant de suspendre ou d’expulser un membre, le conseil d’administration doit transmettre au membre concerné, par courrier recommandé, un avis l’informant sommairement des faits reprochés, l’aviser de la date, de l’heure et de l’endroit de l’audition et l’inviter à s’expliquer par écrit ou à se faire entendre oralement, le tout dans la manière et la forme qui seront convenues entre le conseil d’administration et le membre concerné. Un délai minimal de dix (10) jours est requis entre la date de l’avis et celle de l’audition.

Si la suspension ou l’expulsion est prononcée, le conseil d’administration ne sera pas tenu de rembourser la cotisation payée pour l’année d’adhésion en cours.

La présente clause s’applique mutatis mutandis à tous les entraîneurs travaillant sur les heures d’activité du Club, en faisant les adaptations nécessaires.

La décision du conseil d’administration, prise après avis donné de la latitude de se faire entendre, est finale et sans appel.

3 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

3.1 Composition: L’assemblée générale se compose de tous les membres en règle du Club, tel qu’énoncé à l’article 2.3 du présent règlement.

3.2 Assemblée générale annuelle: Une assemblée annuelle des membres doit être tenue dans les 90 jours qui suivent la fin de l’exercice financier du Club, à la date et à l’endroit fixés par le conseil d’administration. L’assemblée doit se tenir sur le territoire de la Ville de Sherbrooke.

3.3 Assemblée extraordinaire: Une assemblée extraordinaire des membres peut être convoquée par le secrétaire du Club sur demande du conseil d’administration.

Le conseil d’administration est tenu de convoquer et de tenir une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins 10 % des membres votants, qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. Si dans les 21 jours à compter de la date de la demande, le conseil d’administration ne convoque pas cette assemblée extraordinaire, tous membres votants, signataires ou non de la demande, représentant au moins 10% des droits de vote pourront alors la convoquer et la tenir.

Avis de convocation: L’avis de convocation pour toute assemblée générale (annuelle ou extraordinaire), doit être envoyé par le secrétaire du Club ou la personne désignée par le conseil d’administration, par lettre adressée à chaque membre qui y a droit, à sa dernière adresse connue par courrier postal ou par un moyen électronique au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Elle doit aussi se faire par affichage public dans un endroit fréquenté des arénas utilisés. L’avis doit préciser le lieu, la date et l’heure et inclure l’ordre du jour. Pour l’assemblée annuelle, est joint à cet envoi un formulaire de mise en candidature.

Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres n’aura pour effet de rendre nulle ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites.

La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis de convocation quant à ce membre.

Quorum: Les membres en règle présents constituent le quorum pour toutes assemblées générales des membres.

3.6 Vote des membres: Le droit de vote lors de toute assemblée, annuelle ou extraordinaire, est réservé aux membres actifs, aux membres non-patineurs âgés d’au moins 18 ans et au représentant des entraîneurs, présents lors de cette assemblée. Conformément à la loi, le droit de vote est limité à un seul vote par personne physique présente.

Sauf pour l’élection des administrateurs, le vote se prend à main levée, à moins que deux (2) membres ou plus ne demandent un vote secret. Toutes les questions soumises à l’assemblée des membres sont tranchées à la majorité simple des voix exprimées. En cas d’égalité des votes, le président d’assemblée n’a pas de vote prépondérant, et l’on doit procéder à un second tour de vote. Si l’égalité persiste, la motion est rejetée.

Le vote par procuration n’est pas permis.

Le président de toute assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu’elles soient ou non des officiers ou des membres de la corporation, pour agir comme scrutateur à toute assemblée des membres. Les scrutateurs comptabilisent les votes à main levée, distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président d’assemblée. Les bulletins de vote, une fois dépouillés et le résultat transmis au président d’assemblée, sont détruits par le scrutateur.

Le vote pour l’élection des administrateurs se fait par scrutin secret.

3.7 Participation à distance: La participation à distance, par tout moyen de communication, n’est pas permise à une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres. Par conséquent, un membre absent n’a pas droit de vote.

3.8 Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle: Les sujets à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle du Club sont les suivants :

Ouverture de l’assemblée
Adoption de l’ordre du jour
Acceptation du procès-verbal de la dernière assemblée générale
Présentation du bilan financier, du rapport des recettes et

des déboursés et du rapport de l’expert-comptable le cas échéant

Présentation des différents rapports
Ratification des ajouts ou des modifications aux règlements
Nomination du vérificateur (si requis par les membres)
Affaires nouvelles
Période de questions
Élection des administrateurs
Levée de l’assemblée.

3.9 Ordre du jour de l’assemblée extraordinaire: Seul le sujet demandé et annoncé dans l’avis de convocation peut être traité au cours de l’assemblée extraordinaire.

3.10 Ajournement d’une assemblée des membres: Le président de l’assemblée peut ajourner toute assemblée générale avec le consentement majoritaire des membres présents sans qu’il soit nécessaire de donner aux membres un avis formel de cet ajournement. Toute affaire qui pouvait être validement traitée à l’assemblée générale concernée peut également l’être à l’assemblée générale ajournée sans aucune autre formalité.

3.11 Élection des administrateurs: À l’exception du représentant des entraîneurs qui est élu par et parmi ses pairs, du directeur des programmes scolaires et du directeur du patinage synchronisé, les membres du conseil d’administration sont élus en alternance, par les membres, chaque année, à l’occasion de l’assemblée générale annuelle, à même la liste des candidats éligibles soumis.

Aux années paires seront comblés les postes de : président, vice-président administratif, secrétaire et deux (2) administrateurs.

Aux années impaires seront comblés les postes de : vice-président technique, trésorier, et deux (2) administrateurs.

Dans le cas où il n’y a qu’un seul candidat sur un poste à élire, ce candidat est élu par acclamation.

Le directeur des programmes scolaires est nommé par le Conseil d’administration, sur recommandation de l’assemblée de parents du programme sport-études, laquelle doit être convoquée par le directeur sortant conformément à la manière prescrite à l’article 3.4 ci-dessus, en faisant les adaptations nécessaires. L’envoi d’un formulaire de mise en candidature est facultatif pour cette assemblée, les candidats pouvant soumettre leur candidature à l’élection. L’assemblée doit être tenue idéalement avant l’assemblée générale annuelle du Club. Le directeur ainsi nommé voit à constituer le comité qui assurera la gestion des activités pour les deux années du mandat du directeur. Ce comité doit être constitué au plus tard le 30 septembre de l’année d’élection.

Le directeur du patinage synchronisé est nommé par le Conseil d’administration, sur recommandation de l’assemblée des membres du patinage synchronisé, laquelle doit être convoquée par le directeur sortant conformément à la manière prescrite à l’article 3.4 ci-dessus, en faisant les adaptations nécessaires. L’envoi d’un formulaire de mise en candidature est facultatif pour cette assemblée, les candidats pouvant soumettre leur candidature à l’élection. L’assemblée doit être tenue impérativement avant l’assemblée générale annuelle du Club de l’année d’élection.

Le représentant des entraîneurs est élu lors d’une assemblée générale annuelle des entraîneurs ayant travaillé sur les heures d’activité du Club, laquelle doit être convoquée par le représentant sortant conformément à la manière prescrite à l’article 3.4 ci-dessus, en faisant les adaptations nécessaires. L’assemblée doit être tenue conformément aux prescriptions du chapitre 7 ci-dessous.

Le représentant des entraîneurs peut aussi être élu lors d’un vote électronique tenu entre les entraîneurs ayant travaillé sur les heures d’activité du Club. Le mode de scrutin doit être tenu conformément aux prescriptions du chapitre 7 ci-dessous.

3.12 Formulaire de mise en candidature: Doivent être inscrits sur le formulaire de mise en candidature, le nom du candidat, le poste brigué et, dans le cas où un candidat prévoit être absent le soir des élections, son consentement à occuper ce poste s’il est élu et son désir d’être élu ou non sur d’autres postes advenant sa défaite pour le poste brigué, ainsi que son consentement, le cas échéant, à occuper cet autre poste s’il est élu.

Des instructions de mise en candidature doivent accompagner le formulaire de candidature et sur lesquelles sont inscrits les postes qui sont en élection, selon qu’il s’agit d’une année paire ou impaire, dans l’ordre indiqué à l’article 3.11 ci-dessus, un résumé de la procédure d’élection décrite au paragraphe 3.13 ci-dessous ainsi que les directives et la date limite d’acheminement du formulaire de mise en candidature.

3.13 Procédures d’élections: L’assemblée nomme un président d’élection et un secrétaire lesquels, après avoir accepté d’agir en cette qualité, perdent leur droit de vote s’il y a lieu.

L’assemblée peut également nommer, au besoin, un ou deux scrutateurs, lesquels, après avoir accepté d’agir en cette qualité, perdent leur droit de vote le cas échéant.

Un candidat peut être absent lors de l’élection mais son formulaire de mise en candidature devra préalablement avoir été dûment acheminé.

Pour être élu à titre d’administrateur, un membre doit respecter la procédure suivante:

a) Le candidat pose sa candidature dans le délai imparti, pour un ou plusieurs postes en particulier au moyen du formulaire de mise en candidature prescrit au paragraphe 3.12 ci-dessus.

b) Toute mise en candidature à un poste est considérée comme une mise en candidature aux autres postes suivant l’ordre de l’élection.

c) L’ordre d’élection est indiqué à l’article 3.11 ci-dessus ainsi que sur les instructions de mise en candidature transmises avec l’avis de convocation.

d) Avant l’élection de chaque poste, le président d’élection doit confirmer auprès des candidats leur désir d’être élu pour ce poste.

e) Dans le cas où un candidat se retire pour un poste, il peut conserver sa candidature active pour un autre poste suivant l’ordre d’élection.

f) Un candidat est déclaré élu s’il obtient la majorité simple des voix exprimées.

g) Dans le cas d’égalité des voix entre les candidats, le président d’élection applique la clause d) ci-dessus et demande un autre tour de scrutin, et ce, jusqu’à ce qu’un candidat soit élu. Le candidat défait peut se présenter sur un autre poste, soit le poste suivant ou sur un des postes subséquents.

4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Pouvoirs: Le conseil d’administration a en général le pouvoir de faire toute chose concernant le contrôle et la gestion des affaires du Club, notamment les pouvoirs suivants:

a) gérer et administrer les biens du Club;

b) établir la politique d’engagement du personnel du Club et déterminer leurs conditions de travail;

c) déterminer la composition des comités du Club et superviser leur travail;

d) veiller au bon fonctionnement du Club et à l’atteinte des buts visés par celui-ci;

e) préparer les prévisions budgétaires du Club;

f) passer ou faire passer, au nom du Club, tout espèce de contrat que la Loi lui permet de conclure;

g) adopter les modifications aux règlements généraux.

Le pouvoir du conseil d’administration est collectif. Aucun administrateur ne peut prendre de décision d’initiative personnelle touchant les affaires du Club à moins qu’il n’ait reçu du conseil d’administration une autorisation à ce faire ou une délégation de pouvoir et que celle-ci soit consignée dans un procès-verbal.

L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la Loi, les lettres patentes et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. Il doit agir avec prudence, diligence, soin, honnêteté et loyauté, et ce, dans le meilleur intérêt du Club.

Divulgation d’intérêts: L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur.

Tout administrateur qui est en situation de conflit d’intérêts, soit personnellement, soit comme membre d’un autre organisme, doit déclarer ce conflit d’intérêts. La présence de cet administrateur lors des discussions de même que son droit de vote sont suspendus exclusivement sur la question faisant l’objet du conflit d’intérêts. Cette dénonciation d’intérêts et ce retrait de la réunion sont consignés au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu.

Le défaut par un administrateur de divulguer une situation de conflit d’intérêts emporte les procédures d’expulsion d’un administrateur stipulées à l’article 4.10 ci-dessous.

Éligibilité: À l’exception du représentant des entraîneurs, seuls les membres en règle du Club, tels que définis aux paragraphes 2.3 a), b) et c) et enregistrés en tant qu’adhérents auprès de Patinage Canada sont éligibles comme administrateurs du Club. Le représentant d’un membre actif mineur, mais qui n’est pas enregistré est éligible s’il devient un adhérent de Patinage Canada dans les trente (30) jours suivant son élection ou sa nomination à un poste au sein du conseil d’administration. Est inhabile à être administrateur, le mineur, le majeur en tutelle ou en curatelle, le failli et la personne à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction. Est aussi inhabile à être administrateur, le membre ayant une dette envers le Club ou un de ses comités.

Les entraîneurs en règle de Patinage Canada travaillant sur les heures d’activité du Club sont admissibles comme administrateurs du Club, mais il ne peut y avoir plus de trois entraîneurs au conseil d’administration (incluant le représentant des entraîneurs). Les administrateurs qui sont aussi entraîneurs ne peuvent pas occuper les postes de président et de vice-président.

Composition du conseil: Le conseil d’administration compte douze (12) membres : un président, un vice-président administratif, un vice-président technique, un secrétaire, un trésorier et sept (7) administrateurs parmi lesquels sont inclus les postes de directeur du patinage synchronisé, directeur des programmes scolaires et représentant des entraîneurs.

Durée des fonctions: La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans, incluant les postes de directeur de patinage synchronisé et de directeur des programmes scolaires. La durée du mandat du représentant des entraîneurs est de un (1) ou deux (2) ans, selon la décision prise par l’assemblée des entraîneurs l’année d’élection.

Tous les administrateurs demeurent en poste jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus lors de l’assemblée générale annuelle.

Élections: Les administrateurs sont élus conformément aux dispositions et prescriptions des articles 3.11 à 3.13 ci-dessus.

Rémunération: Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés. Toutefois, ils ont le droit d’être remboursés pour les dépenses raisonnables et justifiées encourues dans le cadre de leurs fonctions, sur approbation du conseil d’administration.

Postes vacants: Un poste est réputé vacant si un administrateur, au cours de son mandat:

a signifié par écrit son intention de se retirer du conseil d’administration;

a perdu son statut de membre admissible ou qu’il n’est plus éligible à exercer les fonctions d’administrateur conformément à l’article 4.2; ou

s’est absenté sans motivation à trois (3) réunions du conseil d’administration dûment convoquées, ce à l’intérieur d’un même mandat.

a été destitué en vertu du paragraphe 4.10 ci-dessous.

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, sauf le représentant des entraîneurs qui est désigné par les entraîneurs qui enseignent au club. Le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme de son prédécesseur.

En cas de vacance, les administrateurs peuvent exercer leurs fonctions à condition qu’il y ait quorum.

4.9 Poste non comblé: Un poste qui n’a jamais été comblé par les membres en assemblée générale n’est pas considéré comme une vacance et ne peut être comblé par le conseil d’administration. La seule façon de combler ce poste en cours de mandat, est par le mode électif lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.

4.10 Destitution d’un administrateur: Seuls les membres, par un vote d’au moins les 2/3 des membres présents ayant droit de vote, peuvent destituer un administrateur lors d’une assemblée extraordinaire dûment convoquée à cette fin.

Le poste laissé vacant par l’administrateur destitué peut être comblé par le mode électif lors de cette même assemblée extraordinaire si cette procédure est prévue à l’ordre du jour. À défaut, il pourra être comblé par les administrateurs conformément à l’article 4.8 ci-dessus.

4.11 Fonctions: La description des postes au sein du conseil d’administration est telle que décrit ci-dessous :

4.11.1 Président: Le président est le premier dirigeant du Club. Il exerce son autorité sous le contrôle du conseil d’administration. Il est le porte-parole officiel du Club. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il voit à la réalisation des buts du Club, s’assure de l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil d’administration. Il est membre d’office de tous les comités formés par le conseil d’administration.

4.11.2 Vice-président administratif: Le vice-président administratif soutient le président dans l’exercice de ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence ou d’incapacité d’agir. Il peut remplir toute autre fonction que lui attribue le conseil d’administration.

4.11.3 Vice-président technique: Le vice-président technique soutient le président dans l’exercice de ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence du président et du vice-président administratif ou dans l’incapacité d’agir de ceux-ci. Il peut remplir toute autre fonction que lui attribue le conseil d’administration.

4.11.4 Secrétaire: Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et rédige les procès-verbaux. Les registres, les règlements et les procès-verbaux sont sous sa garde et conservés en tout temps au siège social du Club. Il en fournit les extraits requis.

4.11.5 Trésorier: Le trésorier veille à l’administration financière du Club. Il tient un relevé précis de la comptabilité du Club. Il effectue les dépôts dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, et avec une des personnes nommées par résolution du conseil d’administration, il: a) co-signe les chèques, billets et autres effets bancaires; b) co-autorise les paiements faits au moyen de virements électroniques à partir du compte du Club.

4.11.6 Administrateurs: Chaque administrateur assume les fonctions, responsabilités et pouvoirs qui lui sont confiés par le conseil d’administration.

4.11.7 Représentant des entraîneurs: Le représentant des entraîneurs est responsable d’informer les entraîneurs travaillant sur les heures d’activité du Club et d’être leur porte-parole lors des réunions du conseil d’administration du Club. Le représentant des entraîneurs peut siéger à différents comités et aider les administrateurs dans leurs tâches. Toutefois, il ne peut pas occuper un autre poste au sein du conseil d’administration ni avoir des responsabilités autres que celles de représentant des entraîneurs.

4.12 Comités: Le conseil d’administration voit à former différents comités pour assurer la bonne marche des activités du Club. Toute personne peut être membre d’un comité, mais chaque comité doit compter au moins un membre du conseil d’administration. Ces comités ont un pouvoir de recommandation et non de décision sur les affaires du Club. Les responsables des comités sont approuvés par une résolution du conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut au besoin, préciser le mandat d’un comité ainsi créé (énoncés de mission du comité, sa raison d’être, ses pouvoirs, ses responsabilités et ses limites) et l’échéancier de travail. Les responsables doivent faire rapport au conseil d’administration des activités de leur comité.

4.13 Représentant du Club: Le conseil d’administration voit, annuellement, à la nomination:

a) d’un représentant à Patinage Canada et à Patinage Québec, appelé(s) délégué(s), et en informe chacun de ces organismes ;

b) d’un responsable du dossier «sécurité» et informe Patinage Québec conformément aux règlements en vigueur ;

c) d’un représentant régional, qui assistera aux réunions de l’Association régionale de patinage artistique de l’Estrie, tel que déterminé par les règlements de l’association régionale, et en fera rapport au conseil d’administration du Club ;

d) d’un représentant au Regroupement des Bingo de la Région de Sherbrooke (RBRS).

Ces délégués n’ont pas à être membre du conseil d’administration.

5 – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Fréquence des réunions: Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire, sur demande du président ou de 2 membres du conseil d’administration.

5.2 Convocation, lieu et délai: L’avis de convocation est envoyé par le secrétaire, le président ou la personne désignée par le conseil d’administration, par courrier ordinaire, téléphone, télécopieur, courrier électronique ou verbalement. Il doit être donné au moins six (6) jours avant l’assemblée. Dans ce même avis sont précisés l’heure et le lieu de la réunion.

Toutefois, une assemblée du conseil d’administration pourra être tenue sans avis préalable si tous les administrateurs sont présents ou si les administrateurs absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis.

La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis de convocation.

Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises ou adoptées et un administrateur peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.

5.3 Quorum: Le quorum de chaque réunion est fixé à six (6) administrateurs. Il doit y avoir quorum pour toute la durée des réunions.

Le conseil d’administration peut néanmoins délibérer et prendre des décisions lorsque le défaut de quorum résulte du fait que certains administrateurs ont dû se retirer temporairement de l’assemblée en raison d’une situation de conflit d’intérêts déclarée conformément à l’article 4.2 ci-dessus.

5.4 Votes: Toutes les questions soulevées lors d’une réunion du conseil d’administration se tranchent à la majorité simple des voix exprimées.

Tous les administrateurs ont droit de vote. Le président n’a pas de vote prépondérant.

5.5 Substitution: Nul ne peut agir à une réunion du conseil d’administration à la place d’un administrateur absent.

5.6 Ajournement: Le président de l’assemblée peut, avec le consentement des administrateurs présents à une réunion du conseil, ajourner toute réunion des administrateurs à une date et dans un lieu qu’il détermine, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs. Lors de la reprise de la réunion, le conseil d’administration peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l’ajournement, pourvu qu’il y ait quorum. Les administrateurs constituant le quorum lors de la réunion initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette réunion, celle-ci est réputée avoir pris fin à la réunion précédente où l’ajournement fut décrété.

5.7 Participation à distance: Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone (conférence téléphonique), vidéoconférence (Skype ou autre), etc. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion.

5.8 Procès-verbaux: Seuls les administrateurs du Club peuvent consulter les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.

6 – LES OFFICIERS

6.1 Désignation: Les officiers du Club sont : le président, le vice-président administratif, le vice-président technique, le secrétaire et le trésorier, ainsi que toute autre personne dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes d’officiers. Les officiers siègent au conseil d’administration et au comité exécutif du Club s’il y a lieu.

6.2 Durée des fonctions: Le mandat de tout officier débute à compter de son élection ou de sa nomination et se termine avec la dissolution du Club ou qu’il démissionne, qu’il cesse d’être administrateur ou qu’il ne rencontre plus les critères pour être membre ou administrateur.

6.3 Démission des officiers: Tout officier peut démissionner de son poste d’officier en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire du Club ou lors d’une réunion du conseil d’administration.

L’officier démissionnaire demeure administrateur, à moins qu’il ait remis sa démission à titre d’administrateur.

6.4 Rémunération: Les officiers ne sont pas rémunérés pour leurs services comme tels. Toutefois, ils ont droit à la même indemnisation que celle énoncée pour les administrateurs. Tout officier peut se voir défrayer de toutes dépenses encourues dans l’exercice de ses fonctions et sur approbation conseil d’administration.

6.5 Pouvoirs et devoirs: Les administrateurs déterminent les pouvoirs des officiers du Club. Les administrateurs peuvent déléguer tous leurs pouvoirs aux officiers, sauf ceux qu’ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l’approbation des membres du Club. Les officiers ont aussi les pouvoirs qui découlent de la Loi ou de leurs fonctions. En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, le conseil peut déléguer, à titre exceptionnel et pour le temps qu’il détermine, les pouvoirs d’un officier à tout autre officier.

6.6 Vacances: Une vacance créée parmi les officiers est comblée par le conseil d’administration. Tout officier ainsi nommé termine le mandat de son prédécesseur.

7 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES ENTRAÎNEURS

7.1 Composition: L’assemblée annuelle se compose de tous les entraîneurs travaillant sur les heures d’activité du Club, tel qu’énoncé à l’article 2.3 e) du présent règlement.

7.2 Assemblée générale annuelle: Une assemblée annuelle des membres doit être tenue par le représentant des entraîneurs, avant l’assemblée générale annuelle du Club afin de procéder, s’il y a lieu, à l’élection du représentant des entraîneurs pour la prochaine saison ou de pourvoir au mode de scrutin par voie électronique. Il peut être discuté de tout autre sujet touchant les fonctions d’entraîneur au cours de cette assemblée. À défaut par le représentant d’avoir envoyé un avis de convocation au minimum quinze (15) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle des membres, le président ou le secrétaire du Club peut la convoquer d’office et dans ce cas, le délai minimum prévu à l’article 3.4 est substitué par celui résultant de l’envoi de cet avis de convocation, mais en aucun cas il ne peut être envoyé moins de cinq (5) jours avant la tenue de l’assemblée.

7.3 Quorum: Les entraîneurs en règle présents constituent le quorum pour toute assemblée générale des entraîneurs.

7.4 Vote des entraîneurs: Le droit de vote lors de l’assemblée annuelle des entraîneurs est réservé aux entraîneurs professionnels ayant travaillé sur les heures d’activité du Club de façon régulière sur une base hebdomadaire pendant les sessions d’automne et d’hiver, présents lors de cette assemblée.

Est réputé avoir travaillé au Club de façon régulière, l’entraîneur en règle à Patinage Canada et qui a dispensé à un ou des patineurs du Club au moins un cours de patinage par semaine sur 15 semaines non-nécessairement consécutives durant la session régulière d’automne et/ou la session régulière d’hiver de l’année en cours.

Le vote se fait par scrutin secret.

7.5 Officiers d’élection: Deux administrateurs du conseil d’administration doivent être présents à l’assemblée et agir à titre de président et secrétaire d’élection. Le choix des administrateurs est fait à l’amiable et sans formalités durant une assemblée régulière du conseil d’administration.

7.6 Procédure d’élection: L’envoi d’un formulaire de mise en candidature est facultatif pour cette assemblée, les candidats pouvant soumettre leur candidature à l’élection. Un candidat est déclaré élu s’il obtient la majorité simple des voix exprimées. Dans le cas d’égalité des voix entre les candidats, le président d’élection demande un autre tour de scrutin, et ce, jusqu’à ce qu’un candidat soit élu. Le secrétaire d’élection remet son rapport au président du Club avant la tenue de l’assemblée annuelle des membres.

7.7 Mode de scrutin électronique: Dans le cas où la tenue d’une élection lors d’une assemblée générale s’avère impossible ou non représentative, ou dans le cas où il est réclamé par les entraîneurs, il doit être procédé à l’élection du représentant des entraîneurs par voie électronique. Le choix du moyen électronique est à la discrétion des entraîneurs.

7.8 Procédures d’élections électroniques: Lorsque le mode de scrutin électronique est choisi, il doit être appliquée la procédure suivante:

a) Le représentant des entraîneurs en poste, ou à défaut, le représentant régional des entraîneurs, envoie un avis de mise en candidature à tous les entraîneurs en règle du Club et qui sont admissibles au vote, tel que défini à l’article 7.4 ci-dessus;

b) Cet avis doit être envoyé, par lettre adressée à chaque entraîneur y ayant droit, à sa dernière adresse électronique connue au moins 15 jours avant la date limite pour l’envoi des mises en candidature;

c) L’avis doit préciser la date limite d’envoi des candidatures ainsi que tous les détails pertinents relatifs au poste de représentant des entraîneurs; l’avis doit également préciser le nom et les coordonnées des administrateurs du Club qui recevront les candidatures, lesdits administrateurs ayant été préalablement choisis durant une assemblée régulière du conseil d’administration du Club;

d) Les administrateurs désignées pour recevoir les candidatures communiquent électroniquement avec tous les entraîneurs éligibles à voter pour les informer sur les candidats potentiels et fixent une date limite de réception des votes;

e) Une fois la date limite passée, les administrateurs désignées pour recevoir les votes communiquent aux entraîneurs le nom du nouveau représentant des entraîneurs;

f) Dans le cas d’égalité des voix entre les candidats, les administrateurs désignées pour recevoir les votes reprennent la procédure décrite en d) ci-dessus et demandent un autre tour de scrutin, et ce, jusqu’à ce qu’un candidat soit élu.

g) Un faible taux de participation ne peut remettre en question l’élection du représentant des entraîneurs, à la conditions qu’il peut être prouvé que tous les entraîneurs éligibles à voter ont reçu l’avis de mise en candidature et la procédure d’élection.

8 – LES RESPONSABILITÉS DU CLUB

Exonération de responsabilité: Le Club participe au régime d’assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants du Regroupement Loisir et Sport du Québec afin de procurer une protection aux membres du conseil d’administration.

Assurance responsabilité: Le Club participe au régime d’assurance responsabilité et d’assurance accident des membres de Patinage Canada.

Responsabilité des administrateurs: Tout administrateur est solidaire et responsable, avec ses coadministrateurs, des décisions du conseil d’administration, à moins qu’il n’ait fait consigner sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce qui en tient lieu.

9 – LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Exercice financier: L’exercice financier du Club se termine le 31 mars de chaque année.

Expert-comptable : Un expert-comptable peut être nommé chaque année par les membres lors de l’assemblée annuelle, ou encore par le conseil d’administration si un tel mandat lui est donné par les membres lors de l’assemblée annuelle, pour l’examen des livres comptables.

Aucun administrateur ou officier de la corporation ne peut être nommé expert-comptable de la corporation. Si l’expert-comptable cesse d’exercer ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur.

L’examen des livres comptables doit être réalisé dans les trois (3) mois suivant la fin de l’année financière de la corporation. L’examen des livres et des états financiers de la corporation est nécessaire au dépôt des états financiers et du bilan annuel de la corporation lors de l’assemblée annuelle des membres.

États financiers: Les états financiers du Club doivent être approuvés par le conseil d’administration et présentés à l’assemblée annuelle du Club.

Effets bancaires: Sous réserve du paragraphe 9.5, tous les chèques, billets et autres effets bancaires du Club sont signés et toutes les transactions électroniques sont autorisées par le trésorier et une des personnes, administrateurs ou gestionnaires, nommées par résolution du conseil d’administration.

Division patinage synchronisé: Tous les chèques, billets et autres effets bancaires du compte de la division du patinage synchronisé du Club sont signés par le directeur nommé au conseil d’administration du Club et par un membre de la division du patinage synchronisé, dûment nommé par résolution du comité de patinage synchronisé. Les états financiers du patinage synchronisé doivent être fournis sur demande du conseil d’administration.

Autres documents: À moins d’autres dispositions prises par le conseil d’administration, aucun administrateur ou employé n’a le pouvoir ni l’autorisation de lier le Club par contrat ou autrement ni d’engager son crédit; en conséquence, tout effet de commerce, contrat de service, contrat de travail ou toute autre forme d’entente engageant le Club doit être approuvé par le conseil d’administration et signé par le président.

10 – LES DISPOSITIONS FINALES

- Modifications aux règlements: Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements. Telle abrogations ou modification est en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration et le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle du Club où elle doit être ratifiée à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents ayant droit de vote pour demeurer en vigueur, à moins que dans l’intervalle elle ait été ratifiée lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin; et si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Au cours de l’assemblée des membres (annuelle ou extraordinaire, selon le cas), les membres ne peuvent demander de modification à l’abrogation ou à la modification proposée aux règlements : leur seul pouvoir demeure l’acceptation ou le refus de l’abrogation ou de la modification proposée aux règlements et soumis à leur vote.

Modification aux lettres patentes: Toute modification, amendement ou ajout aux lettres patentes, doit être initié par les administrateurs du conseil d’administration et se faire par résolution des membres du Club réunis en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, et ce, par le vote d’au moins les 2/3 des membres présents ayant droit de vote.

Conflits d’intérêts: L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur. Il doit dénoncer au Club tout intérêt qu’il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

L’administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens qu’il administre ou contracter avec telle entreprise ou association. Il doit signaler aussitôt le fait au Club, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et demander que le fait soit consigné au procès-verbal.

La présence de cet administrateur lors des discussions de même que son droit de vote sont suspendus exclusivement sur la question faisant l’objet du conflit d’intérêts. Cette dénonciation d’intérêt et ce retrait de la réunion sont consignés au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu.

Le défaut par un administrateur de divulguer une situation de conflit d’intérêts emporte les procédures d’expulsion d’un administrateur stipulées à l’article 4.10 ci-dessus.

La présente règle ne s’applique pas, toutefois, aux questions qui concernent la rémunération de l’administrateur ou ses conditions de travail.

- Dissolution: En cas de dissolution du Club et de distribution des biens du Club, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue, et qui se situe dans un endroit le plus près possible du siège social du Club.

Adoptés par le conseil d’administration le 16 juin 2015

Ratifiés par l’assemblée générale annuelle le 17 juin 2015

Amendés par le conseil d’administration le 16 février 2016

Ratifiés par l’assemblée générale annuelle le 20 juin 2016

Amendés par le conseil d’administration les 11 août 2016 et 4 janvier et 7 juin 2017

Ratifiés par l’assemblée générale extraordinaire le 14 juin 2017

Amendés par le conseil d’administration le 13 novembre 2018

Ratifiés par l’assemblée générale extraordinaire le 20 novembre 2018